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GIZ GMBH

recrute

RÉCEPTIONNISTE

 

Description du poste

Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable.
Pour appuyer son bureau des 2 Plateaux (Cocody Abidjan), la Direction de la GIZ lance un avis de recrutement pour un/une :

– Réceptionniste, CDD 1 an renouvelable

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
 Représentation de la GIZ II Plateaux centrée sur les clients et le service :
Accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et espace d’attente soigné ;
 Services téléphoniques ;
 Gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
 Exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat.

B. Attributions
1. Services d’accueil téléphonique et de réception
Le/la titulaire du poste
 Répondre au téléphone, transmettre, reprendre ou traiter les appels et les messages
 Établir des notes concernant tous les appels qui n’ont pu être traités directement par les collaborateurs ou les collaboratrices concerné(e)s, leur indiquer l’identité de l’appelant, l’heure et le contenu de l’appel
 Utiliser le répondeur téléphonique (le mettre en service et l’arrêter à l’heure prescrite, vérifier son bon fonctionnement, consulter les messages)
 S’occuper selon une procédure de routine du courrier entrant et du courrier sortant, y compris les télécopies, les messages électroniques, les colis et les messages à délivrer personnellement
 Accueillir et orienter les visiteurs

2. Travaux et services de bureau
Le/la titulaire du poste
 Enregistrer / consigner quotidiennement le courrier, les télécopies, les messages électroniques entrants et sortants
 Trier et distribuer les messages électroniques et les télécopies, ainsi que les autres documents officiels entrants
 S’occuper de diriger / réceptionner les documents ou paquets destinés au bureau, aux services gouvernementaux, ambassades, etc. ou en arrivant, et en assumer la responsabilité
 Veiller à la disponibilité de magazines
 Traitement de frais de mission et leurs décomptes en collaboration le Bureau GIZ

3. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
 Gérer le stock du matériel bureautique de la commande à la livraison. Enregistrer les entrées et sorties. Assurer le suivi des commandes du matériel bureautique et consommables des projets.
 Suivi de la maintenance/entretien des installations et bâtiment.
 Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur

Profil du poste

Qualifications, compétences et expérience requises
 Diplôme d’enseignement secondaire – BTS secrétariat
 Certificat / Diplôme délivré par une école de secrétariat ou une école similaire

Expérience professionnelle
 Au moins 1 à 3 an(s) d’expérience à un poste similaire

Autres qualifications
 Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) et des logiciels correspondants (telles que Outlook)
 Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (telles que MS-Office)
 Très bonnes connaissances en français, l’allemand et/ou l’anglais serait souhaitable et bonnes aptitudes relationnelles
 Discrétion, disponibilité, courtoisie et bonne organisation

Dossiers de candidature

Nous vous invitons à présenter votre dossier au plus tard le vendredi 16 novembre 2018 à 16 heures 00 minutes au cas où les exigences du poste correspond à votre profil.

Le dossier contenant :
– Le curriculum Vitae détaillant les tâches des différents postes antérieurs
– Les copies de vos diplômes (obligatoire)
– Les références des emplois antérieurs
– La lettre de motivation

est à adresser à la Directrice des Affaires Administratives et Financières et à déposer sous pli fermé à la réception du Bureau GIZ à Abidjan en face de la grande Mosquée de la Riviera Golf, avec la mention « Bureau II Plateaux » précisant l’intitulé du poste. Les dossiers de candidature peuvent également etre envoyées par e-mail à l‘adresse électronique suivante:
giz-cote-ivoire@giz.de

Les dossiers ne contenant pas l’intégralité des documents mentionnés ci-dessus seront immédiatement rejetés.

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