Personnel temporaire – Assistant (e) administratif (ve) – ALSF 391 vues15 candidatures

Job Expired

LA BAD 

recrute

ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) – ALSF

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du Chef de division, l’Assistant(e) administratif(e) s’acquittera des fonctions suivantes :

  1. Concevoir des systèmes efficaces de travail de bureau et en assurer le fonctionnement.
  2. Assurer le suivi des documents, gérer la correspondance générale et les notes d’information.
  3. Gérer le flux d’informations en assurant la réception, l’examen, le tri et le suivi du courrier entrant et sortant de l’ALSF, selon leur niveau de priorité et d’urgence ; mettre en place un système de classement logique de cette correspondance.
  4. Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
  5. Établir et mettre à jour le calendrier et le carnet d’adresses électroniques.
  6. Rédiger des courriers et des documents en conformité avec les directives administratives.
  7. Rédiger des notes de service et des accusés de réception à soumettre, avec les documents de référence pertinents, à la signature du Chef de division.
  8. Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations externes.
  9. Assister et conseiller le Chef de division sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
  10. Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à l’ALSF (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs, etc.) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis. Assurer la gestion du calendrier des réunions de la Division.
  11. Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés.
  12. Assurer le classement et l’archivage des documents juridiques dans divers systèmes, tant sur support papier qu’en format électronique.
  13. Assurer la liaison avec les clients internes et externes sur des questions relatives notamment à la vérification préalable et aux modalités d’exécution.
  14. Traiter les missions de conseils externes et de consultants conformément à toutes les procédures et à tous les processus d’approbation pertinents, en préparant les contrats de mission/consultants et en prenant des dispositions relatives à la facturation.
  15. Mettre à jour les bases de données pour s’assurer de l’utilisation de modèles et de données corrects dans les rapports de gestion.
  16. Gérer les formalités de voyage et assurer le traitement des questions liées aux itinéraires, à l’obtention des visas et aux frais de voyage, conformément aux politiques et procédures de la Banque.
  17. Apporter son soutien en cas d’absence d’un membre du personnel.
  18. Organiser des événements, des réunions et des conférences téléphoniques internes et recevoir des visiteurs.
  19. Préparer et organiser la documentation à utiliser lors des réunions de la Direction et des réunions du Conseil de gestion et du Conseil de gouvernance, ainsi que les documents d’information, les rapports, les feuilles de calcul et les présentations.
  20. S’acquitter de toute autre tâche administrative qui lui serait confiée.

CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :

  1. Être titulaire d’au moins une licence en Administration des Affaires, Gestion, Droit et domaines connexes.
  2. Avoir de l’expérience dans le domaine du secrétariat et/ou de l’archivage serait un avantage.
  3. Parler couramment l’anglais ou le français, avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
  4. Avoir une bonne maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral, serait un avantage.
  5. Justifier d’un minimum de quatre (4) ans d’expérience professionnelle pertinente.
  6. Avoir une bonne maîtrise des termes et du langage juridiques ainsi qu’une bonne expérience de la pratique du droit (au sein d’une institution ou d’un cabinet juridique) serait un avantage.
  7. Avoir un bon sens de l’organisation et être proactif.
  8. Faire preuve d’initiative pour entreprendre des tâches et des projets avec un minimum de supervision.
  9. Être doté d’excellentes aptitudes à la communication.
  10. Avoir le souci du détail.
  11. Pouvoir travailler avec efficacité sous pression.
  12. Être capable d’établir des relations de travail efficaces avec les clients et les collègues dans un environnement multiculturel.
  13. Être consciencieux, fiable et flexible, avec une attitude professionnelle et coopérative.
  14. Avoir un fort esprit d’équipe.
  15. Être apte à exécuter plusieurs tâches à la fois tout en restant calme et professionnel.
  16. Disposer d’excellentes compétences interpersonnelles.
  17. Pouvoir faire preuve de jugement et de discrétion à l’égard d’informations et de données confidentielles/sensibles.

 

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