Chargé en chef de la gestion des conférences et des événements 115 vues3 candidatures

La BAD

recrute

CHARGE EN CHEF DE LA GESTION DES CONFERENCES ET DES EVENEMENTS

LE POSTE :

Le titulaire du poste relève du Coordonnateur des conférences et des réunions qui, sous la direction du Secrétaire général, assume, entre autres, les responsabilités suivantes :

  • planifier et gérer les cérémonies, les événements et les réunions, y compris, mais sans s’y limiter, les Assemblées annuelles de la Banque, les réunions du FAD ainsi que toutes les autres réunions, conférences et manifestations organisées ou financées par la Banque ; et
  • planifier et gérer la participation du Président du Groupe de la Banque et des délégations de la Banque aux réunions de haut niveau, en collaboration avec les gouvernements et d’autres organisations internationales.

PRINCIPALES FONCTONS :

Sous la supervision du Coordonnateur des conférences et des réunions et sous la direction du Secrétaire général, le titulaire du poste sera chargé de coordonner toutes les activités techniques liées à la planification et à l’organisation de tous les grands événements et réunions du Groupe de la Banque.

Plus précisément, le titulaire du poste devra s’acquitter des fonctions suivantes :

  • Assurer la coordination de la planification et de l’exécution des activités prévues au calendrier des événements de la Banque et conseiller le Secrétaire général ou le Coordonnateur des conférences et des réunions sur la programmation optimale des événements, en étroite collaboration avec les services du protocole, le département en charge de la communication, les services informatiques et tout autre service pertinent de la Banque.
  • Jouer le rôle de conseiller auprès du Coordonnateur des conférences et réunions et de la Direction, avec comme responsabilité directe la gestion de tous les aspects logistiques des cérémonies, des événements et des réunions, notamment : i) en identifiant les lieux ; et ii) en justifiant et défendant le choix de la méthode de passation des marchés, etc.
  • Apporter son concours à l’élaboration du programme de travail de la Section et s’acquitter de toutes les tâches administratives et techniques connexes, y compris la rédaction de rapports, de lettres, etc.
  • Accomplir toute autre tâche connexe qui lui serait confiée par le Coordonnateur des conférences et réunions ou le Secrétaire général.
  • Formuler des recommandations à l’intention du Coordonnateur des conférences et réunions ou du Secrétaire général en ce qui concerne :
  • les directives, stratégies et politiques de planification et d’organisation des réunions statutaires, des événements de haut niveau, des sommets, des conférences et des réunions.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :

  • Être titulaire d’au moins un Master en gestion des événements, en administration des affaires, en relations internationales ou dans une discipline connexe.
  • Justifier d’un minimum de sept (7) ans d’expérience pertinente en gestion des conférences et des événements, en relations internationales, en administration publique ou privée, ou dans un domaine similaire.
  • Avoir de l’expérience dans la planification et la gestion des conférences et des événements, de préférence dans des organisations ou environnements internationaux.
  • Être bien au fait des politiques et des procédures de travail des institutions telles que la Banque et ses Conseils.
  • Posséder d’excellentes aptitudes en négociation.
  • Avoir de l’expérience dans la gestion des événements en modes présentiel, hybride et virtuel.
  • Faire preuve d’excellence technique et avoir de solides références d’excellence dans la réalisation des résultats.
  • Être apte à anticiper et à agir de manière proactive (avoir une capacité à prédire les problèmes éventuels et à fournir des solutions appropriées (par ex. « gérer les aléas ») en assurant la supervision du processus de mise en œuvre technique et du travail de l’équipe technique, ainsi que la supervision et le suivi des activités menées avant, pendant et à la fin des événements.
  • Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
  • Maîtriser l’utilisation des applications courantes de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint) ; la connaissance de SAP (ou d’un autre système intégré de gestion de documents ou des outils d’analyse de données quantitatives et qualitatives) constitue un avantage supplémentaire.

i. Avoir une bonne maîtrise de l’infrastructure technologique et des systèmes électroniques d’installation et d’exploitation utilisés lors des conférences.

ii. Maîtriser les plateformes de vidéoconférence telles que Microsoft Teams, Zoom, Cisco Webex, etc.

 

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