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La BAD

recrute

Chargé du Protocole Principal

 

  • Titre du poste: Chargé du Protocole Principal
  • Grade: PL4
  • Poste N°: 50076298 – 50050727
  • Référence: ADB/18/094
  • Date de publication: 07/06/2018
  • Date de clôture: 21/06/2018
  • Pays: Côte d’Ivoire

Objectifs

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution de développement panafricaine qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des Africains. La Banque entend constituer une équipe de direction qui pilotera la mise en œuvre efficace de cette vision.

LE COMPLEXE :

Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque. Sous la direction des Conseils d’administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement. Le Président supervise plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du président, le Département de l’évaluation indépendante du développement, le Bureau de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, l’Unité de la vérification de la conformité et médiation, le Secrétariat du conseil d’appel des sanctions, le Tribunal administratif, le Bureau de l’auditeur général, la Direction de la gestion des risques du groupe, le Conseil juridique général et services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité du personnel et de l’éthique et le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :

Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque est de faciliter la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. Le Département PSEG est composé : i) du Bureau immédiat du Secrétaire général qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section de la gouvernance institutionnelle et des relations avec les actionnaires et une Division des conférences et réunions ; ii) de la Division des affaires et des délibérations du Conseil ; iii) de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des missions diplomatiques.

Les principales fonctions de la Division du protocole, des privilèges et immunités et des missions diplomatiques consistent à fournir des services de protocole et à gérer les relations avec les pays hôtes du Siège du Groupe de la Banque ou des bureaux pays ainsi que les missions diplomatiques.

LE POSTE :

Le Chargé du protocole principal a pour rôle particulier de fournir une assistance en matière de protocole au Président de la Banque, au personnel élu, à la haute direction et aux invités de marque ; ii) d’aider à assurer le suivi de la mise en œuvre de l’Accord de siège et des accords établissant les bureaux régionaux et les bureaux pays, ainsi que les immunités, privilèges et exonérations dont bénéficient la Banque et son personnel ; iii) de contribuer à assurer également le suivi des relations avec les pays hôtes ; iv) aider à gérer les relations avec les missions diplomatiques ; v) participer activement à la gestion des cérémonies et d’événements ; et vi) gérer les visites de haut niveau à la Banque.

Fonctions et responsabilités

Sous la supervision du Chargé du protocole en chef et la supervision générale du Chef de division, le Chargé du protocole principal effectuera les fonctions suivantes :

1.  Fournir des services de protocole au Président de la Banque, en particulier lui porter assistance à l’aéroport, l’accompagner dans les missions; assurer la couverture protocolaire de ses activités officielles, notamment les déjeuners, les dîners, les visites de haut niveau, durant les Assemblées annuelles de Banque, etc.;

2.  Fournir des services protocolaires au personnel élu, à la haute direction et aux invités spéciaux, en particulier en leur portant assistance à l’aéroport, lors des Assemblées annuelles de la Banque et dans le cadre d’autres fonctions officielles;

3.  Apporter un soutien dans l’exécution des missions incombant à la Division concernant principalement la gestion des relations de la Banque avec les pays hôtes;

4.  Participer aux négociations relatives à l’Accord de Siège avec le pays hôte, ainsi celles relatives aux accords établissant les Bureaux régionaux, les bureaux pays ou les représentations nationales, notamment par : la rédaction des projets de documents, de memoranda, de notes verbales ou de toutes correspondances en rapport avec sa fonction et plus généralement toutes autres missions qui lui seront confiées par le Chef de division;

5.  Contribuer au suivi de l’application de l’Accord de Siège et des accords établissant les bureaux régionaux, bureaux pays ou représentations nationales de la Banque et assurer la coordination administrative des contentieux nés de leur application;

6.  Formuler, transmettre et assurer le suivi, conjointement avec les autorités compétentes du pays hôte, des demandes d’exonération d’impôts, de visas long séjour, de cartes d’organisations diplomatiques et internationales, d’immatriculation des véhicules et d’exonération de la TVA, et administrer et assurer le suivi des dossiers pour la présentation du personnel nouvellement recruté aux autorités du pays hôte;

7.  Assurer le suivi de tout conflit diplomatique éventuel résultant de l’application des accords de siège, en étroite collaboration avec le Département des services juridiques (PGCL); assurer la conservation adéquate des dossiers des signataires autorisés et des autres documents juridiques traités au niveau de la Division;

8.  Collaborer avec l’Unité de la Sécurité (PSEC) de la Banque pour les activités liées à la sécurité du personnel et de l’institution; représenter la Banque aux réunions avec les autorités du pays hôte (essentiellement le ministère des Affaires étrangères) concernant la sécurité des missions diplomatiques et des organisations internationales;

9.  Rédiger des notes sur l’état des relations entre la Banque et le pays hôte et des notes de synthèse à l’intention du Conseil d’administration sur les actes d’agression perpétrés contre les fonctionnaires de la Banque et les membres de leurs familles;

10.    Apporter un soutien aux bureaux régionaux, bureaux pays ou représentations nationales de la Banque en matière d’immunités, de privilèges et d’exonérations, ainsi que pour l’accomplissement des formalités et processus administratifs y afférents;

11.    Préparer les réunions organisées par le Ministère des Affaires étrangères du pays hôte concernant la gestion des privilèges et immunités reconnus à la Banque et à son personnel et y participer;

12.    Participer à l’organisation de l’élection du Président et des Administrateurs de la Banque;

13.    Préparer et produire des rapports sur la coordination interne des réunions avec le personnel placé sous sa supervision;

14.    Gérer les cérémonies et les événements, y compris, mais sans s’y limiter, les Assemblées annuelles de la Banque, les réunions du FAD, les cérémonies de signature d’accords de prêt, de garantie ou de subvention et les autres réunions, conférences et événements organisés ou parrainés par la Banque;

15.    Aider à la gestion des visites de haut niveau, notamment les visites des chefs d’État et de gouvernement, des Gouverneurs de la Banque, des ministres et d’autres invités de marque ;

16.    Gérer les relations entre la Banque et les représentations diplomatiques étrangères pour faciliter les déplacements du Président et du personnel en mission officielle ou en voyage privé;

17.    Gérer les relations entre la Banque et les autres organisations internationales, notamment en planifiant la participation du Président et des délégations de la Banque à des réunions de haut niveau;

18.    Exécuter les tâches connexes assignées par le Chef de division.

Critères de sélection

1.  Au moins un Master en droit international public ou un diplôme équivalent en relations internationales, sciences politiques, diplomatie ou un domaine similaire ou connexe. Un certificat ou une formation en services protocolaires ou en diplomatie constitue un atout.

2.  Au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans un poste diplomatique ou dans une banque multilatérale de développement.

3.  Expérience dans l’administration publique et le droit, la planification et l’organisation de réunions de haut niveau et la gestion d’événements.

4.  Excellentes compétences en communication, bonnes aptitudes en analyse et en négociation;
Sens aigu de la prise d’initiatives et de l’anticipation, une approche créative, rigoureuse et méthodique.

5.  Une bonne connaissance des règles, politiques et procédures de la Banque ainsi que des normes diplomatiques, de l’Accord de siège et d’autres accords d’établissement, très bonnes compétences en rédaction diplomatique.

6.  Une expérience du secteur privé constitue un atout supplémentaire.

7.  Bonne connaissance des normes et des pratiques diplomatiques.

8.  Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit comme à l’oral) en anglais ou en français avec, de préférence, une connaissance pratique de l’autre langue.

9.      Maîtrise de l’utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint); la connaissance de SAP (ou d’autres systèmes de gestion intégrés des documents ou des logiciels de traitement de données quantitatives et qualitatives) constitue un atout supplémentaire.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou une capture d’écran indiquant le problème à HRDirect@AFDB.ORG

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