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Description de l’emploi

Sous la supervision du Directeur General, l’assistante administrative, s’acquittera des tâches et responsabilités suivantes :

• Gérer l’accueil et les appels téléphonique du Directeur Général ;
• Assister le Directeur Général dans toutes les tâches administratives et gérer ses rendez-vous (par mail, courrier, téléphone) ;
• Saisir et enregistrer les courriers (notes internes, courriers arrivés et départ, comptes rendus, rapports d’audit, rapport de formation, etc..) ;
• Organiser et planifier le séjour et déplacement du Directeur Général en mission en Côte d’Ivoire et à l’étranger ;
• Suivre les dossiers de prestation de service des sociétés notamment, les interventions des prestataires pour le nettoyage, la maintenance des installation techniques (climatiseur, réseau et matériel informatique, photocopieur, téléphone, fourniture de bureaux, etc..) ;
• Gérer les achats pour le fonctionnement du groupe en liaison avec le service financier ;
• Gérer l’archivage des dossiers internes et externes ;
• Veiller à la confidentialité des informations ;
• Assurer la diffusion de courriers, rapports, comptes rendus, dossiers, etc… ;
• Participer au suivi des cations internes et externes ;
• Contrôler la bonne application des procédures et leur mise à jour ;
• Alerter et participer à l’amélioration de la qualité de service ;
• Animer et contrôler l’efficacité de la communication ascendante et descendante pour obtenir l’adhésion à la stratégie du groupe ;
• Organiser les réunions de travail, préparer les dossiers, inviter les personnes concernées ;
• Assurer un appui administratif aux différents services.

Exigences du poste

1. Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
2. Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
3. Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
4. Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
5. Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
6. Sens des priorités
7. Capacité à prendre des initiatives
8. Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
9. Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
10. Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion
11. Discrétion
12. Très bon sens relationnel
13. Calme
14. Autonome
15. Accueillante
16. Capacité d’anticipation
17. Force de proposition
18. Sens de l’écoute
19. Sens du service public
20. Sens aigu du travail
21. Ouverture d’esprit

Comment postuler

Bac +3/5 en Assistanat de direction ou diplôme similaire, vous cumulez 05 ans d’expérience à un poste similaire, Vous êtes jeune, vous avez une bonne maitrise de la langue française.

Envoyez-nous votre CV et LETTRE ET MOTIVATION suivi de LA PRETENTION SALARIALE à recrutement@iipea.com.

NB : maitrise de l’anglais serait un atout.