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BAD

recrute

ASSISTANT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Titre du poste: Assistant administratif et financier
Grade: GS8
Poste N°: 50064577
Référence: ADB/19/138
Date de publication: 10-juil-2019
Date de clôture: 09-aoû-2019
Lieu d’affectation: Rabat, Maroc

Objectifs
LA BANQUE : Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 80 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été définis, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE : La Vice-présidence du développement régional, de l’intégration régionale et de la prestation de services est chargée de garantir la pertinence opérationnelle, l’efficience et l’efficacité des activités et programmes opérationnels du Groupe de la Banque. La Vice‑présidence du développement régional veillera à ce que la Banque mène efficacement ses activités dans l’ensemble de ses pays membres régionaux (PMR) et supervisera l’exécution complète de tous les aspects des directions régionales de la Banque.

LE DÉPARTEMENT/BUREAU PAYS RECRUTEUR : Dans le Complexe de développement régional, d’intégration et de prestation de services, la Banque compte cinq (5) Directions chargées du développement régional, de l’intégration et de la prestation de services (RDIBD), dont une dans chaque région, à savoir : l’Afrique du Nord, l’Afrique australe, l’Afrique de l’Est, l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale. Chaque Direction régionale est dirigée par un directeur général (DG) et est dotée de fonctions sectorielles et de capacités administratives pertinentes pour pouvoir assurer une prestation rapide de services aux pays clients.

Les bureaux pays de la Banque africaine de développement ont été créés pour renforcer le dialogue stratégique entre la Banque, les gouvernements et les autres parties prenantes, améliorer la performance du portefeuille des projets et assurer la coordination de l’aide avec d’autres partenaires au développement.

LE POSTE : Sous la supervision générale du Responsable Pays, l’assistant administratif et financier se chargera de mettre en œuvre les services administratifs, notamment les activités liées à la comptabilité et à la préparation du budget, aux ressources humaines et à la supervision de l’utilisation des installations et des ressources du Bureau. Il assurera de manière efficace l’enregistrement, le contrôle et la gestion des ressources de la Banque, les activités opérationnelles du Bureau, conformément aux politiques et directives de la Banque. Il assumera également les autres tâches et responsabilités spécifiques

Fonctions et responsabilités
L’assistant administratif et financier est chargé de l’exécution des activités suivantes et des prestations connexes :
Préparation et exécution du budget :
Contribuer à l’élaboration du budget administratif du Bureau de la Banque, conformément au calendrier fixé par le Département du budget, tout en tenant compte des besoins particuliers du Bureau en matière d’investissement.
Assurer l’enregistrement, l’actualisation et le suivi des dépenses, conformément aux règles et procédures de contrôle interne de la Banque.
Rendre périodiquement compte de l’état d’avancement de l’exécution du budget et proposer des révisions éventuelles.
Mettre en place des procédures et des contrôles afin d’améliorer l’efficacité du service et réaliser des économies de coûts et promouvoir une utilisation efficace des ressources de la Banque.
Faire des suggestions à la Direction sur la manière d’améliorer l’environnement de contrôle du Bureau pays.

Finances et comptabilité :
Veiller aux paiements à temps de toutes les factures concernant COMA, conformément aux règles et procédures financières établies.
Assurer la bonne tenue des ordres de paiement et de tout autre document justificatif.
Traiter en vue du paiement les frais de mission de chaque membre du personnel, ainsi que ses avances et ses soldes et en garder la trace.
Assurer la bonne tenue et la mise à jour quotidienne de tous les livres comptables nécessaires du Bureau extérieur, ainsi que de toutes les archives, dossiers d’inventaire et recenser et saisir toutes les transactions financières dans SAP.
Elaborer tous les rapports financiers mensuels et d’exécution du budget du Bureau en vue de les soumettre à l’examen et à l’approbation finale du Chef de bureau pays.
Assurer à temps la préparation et la vérification des rapports, des états financiers et des calendriers en vue de l’audit des activités du Bureau pays.

Gestion des ressources humaines
Tenir à jour tous les dossiers/fichiers du personnel.
Actualiser et soumettre des rapports mensuels sur la gestion du personnel.
Gérer les prestations du personnel du Bureau, conformément à la politique et aux instructions en vigueur en matière de ressources humaines.

Administration générale : achats institutionnels des biens et services et gestion des biens et équipements
Assurer l’achat des biens et services, conformément aux règles et procédures de la Banque.
Gérer la préparation et le suivi des contrats des prestataires de services.
Recenser les fournitures du Bureau et faire l’inventaire des biens et équipements de la Banque.
Assurer la gestion des véhicules du Bureau, conformément à la politique et aux instructions de la Banque en vigueur en matière de transport.
Veiller à la qualité des installations de la Banque au Maroc, notamment les espaces de travail, les biens et équipements, ainsi que les prestations de services liées à l’entretien, à la maintenance et à la sécurité des installations, conformément aux normes de la Banque.
Organiser, superviser et suivre les activités du personnel administratif et veiller à leur formation appropriée, de manière à obtenir des services de qualité.
Veiller à ce que tous les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et du personnel soient obtenus auprès des autorités compétentes.
Veiller à la gestion et au contrôle approprié des magasins et de la petite caisse du Bureau.
Fournir un appui administratif à tout le personnel du Bureau extérieur et aux missions de la Banque en visite, le cas échéant.
Veiller à ce que le classement des dossiers se fasse de manière appropriée au Bureau extérieur.
Veiller à ce que les mécanismes de contrôle soient convenables, que la séparation des tâches soit effective et que les procédures de la Banque soient intégralement appliquées.

Critères de sélection
Minimum une licence en administration des affaires, en comptabilité et/ou en finance.
L’adhésion à un organisme de comptables professionnels internationalement reconnu (par exemple, CA, CPA, ACCA) sera considérée comme un atout supplémentaire.
Minimum six (6) années d’expérience professionnelle pertinente. L’expérience à un poste similaire au sein d’une organisation multilatérale sera considérée comme un avantage.
Connaissances et expérience en administration, comptabilité financière et dans la gamme complète des services d’appui, avec un niveau élevé de performance régulière.
Connaissance approfondie et maîtrise de l’utilisation de tous les logiciels pertinents et capacité à aider à organiser les systèmes de récupération de données et d’informations.
Solides compétences interpersonnelles et de communication orale.
Capacité avérée à travailler efficacement en équipe dans un environnement multiculturel et en tant que membre de divers groupes.
Aptitude à utiliser les logiciels courants de la Banque (SAP, Word, Excel, Access, MS Projets et PowerPoint).
Être capable de communiquer efficacement à l’oral comme à l’écrit en français ou en anglais, de préférence, avec une connaissance pratique de l’autre langue.

POSTULEZ-ICI
Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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